Organisation von Lösungsteams - Nützliche Tipps

Egal ob Ihr in Präsenz, digital, hybrid oder sonstwie zusammenarbeitet: gute Organisation ist eine wichtige Voraussetzung, um möglichst schnell und ohne Umwege ans Ziel zu kommen. Dafür geben wir im Folgenden Tipps zu hilfreichen Systemen und Vorgehensweisen.

Die Lösungsteams bei WiQ haben ihre eigenen Arbeitsweisen und sind unterschiedlich strukturiert. Oft besitzen sie auch Substrukturen, d.h. Teilgruppen, die für die Öffentlichkeitsarbeit oder spezielle Fachthemen zuständig sind. Sehr selten sitzen die Beteiligten an einem Ort zusammen. Folglich braucht es Instrumente, die auch über die Ferne sicherstellen, dass jede:r über die wichtigen Dinge informiert ist und an der Lösungsentwicklung teilhaben kann.

Suche nach der eierlegenden Wollmilchsau

Ein System, dass alle Bedarfe abdeckt, haben wir bisher nicht gefunden. Wir empfehlen allerdings wechange.de für viele Organisations- und Kommunikationsaufgaben, denn die Plattform bietet eine große Bandbreite an Funktionen. Ein schneller Einstieg ist z.B. mit folgenden Funktionen möglich:

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• Neuigkeiten
  Die wichtigsten Dinge im Team teilen, ohne dass diese in x Mails verteilt kommuniziert werden und dann nicht selten 'untergehen'.
• Veranstaltungen
  Alle über externe Veranstaltungen des Teams informieren, ggf. auch Menschen außerhalb des Teams. Für interne Termine empfehlen wir einen anderen Weg, s.u..
• Aufgaben
  Eigene Aufgaben und die der Anderen im Team gut verfolgen, selektieren, sortieren, kommentieren etc..
• Umfrage
  In größeren Runden schnell den Meinungsstand herausfinden.
• Pad
  Mit gemeinsamem Zugriff an Inhalten arbeiten, z.B. mit gesonderten Pads für Agenden/Protokolle, Vorbereitung von ÖA-Maßnahmen u.v.m..
• Cloud (Nextcloud)
  Dateien gemeinsam mit anderen teilen. Leider gibt es hierfür aber noch keine spezielle Rechteverwaltung, um manchen Leuten in einem Team erweiterte Rechte geben zu können. Das ist oft wichtig, denn bei vielen Leuten entsteht über die Zeit leicht Unordnung und Inkonsistenz - Viele Köche ...

Viele hilfreiche Tutorials sind verfügbar, die die einzelnen Funktionen von wechange.de knapp und informativ beschreiben.

Termine finden und vereinbaren

• nuudel ist kostenlos und sehr einfach zu bedienen.
• Um interne Termine auszumachen, empfehlen wir, im eigenen Kalendertool (z.B. in Thunderbird) andere einzuladen. Dann muss man nicht mit mehreren Kalendern/Kalendersystemen arbeiten, jede:r sieht seine Termine und es ist keine fehleranfällige Synchronisierung erforderlich. Das Terminmanagement gemeinsam über Terminplaner im Netz zu erledigen, ist oft schwierig, weil sich selten alle auf ein Terminsystem einigen werden.

Videokonferenzen durchführen

• BigBlueButton
• Jitsi Meet
• zoom - Für größere Treffen der WiQ-Lösungsteams bis 100 Personen organisieren wir gerne kostenfrei eine Konferenz.
• Hybride Konferenzen: Es ist nicht immer einfach zu erreichen, dass alle vor Ort und im Netz alles gut hören und sehen und selbst gut gehört und gesehen werden. Aktuell bemühen wir uns um eine mobile Konferenzanlage, die wir ins depot eingestellen werden, damit viele Organisationen sie mitnutzen können.

Zusammenarbeiten, aber wie?

Das findet jedes Team am besten für sich selbst heraus, aber ein paar Dinge scheinen uns wichtig zu erwähnen:

• Agenden
  Eine Agenda für das nächste Treffen erstellt ihr in ihrer Grobstruktur am besten bereits gleich nach dem vorherigen Treffen in einem Pad. So hat jede:r Zeit, wichtige TOPs einzubringen. Ein paar Tage vorher sollte Redaktionsschluss sein, damit noch mal jemand (oft die Moderator:in) drüberschauen und ggf. reorganisieren kann.
• Protokolle
  Während eines Treffens kann eine Agenda-Kopie im Pad durch die Protokollant:in bereits zum Rohprotokoll werden, welches anschließend von der Protokollant:in noch etwas überarbeitet/ergänzt und dann allen zur Abstimmung bereitgestellt wird.
• Zusammen vor Ort oder über die 'Leitung'?
  Zusammen vor Ort zu arbeiten, mag aktuell - nach viel Corona-bedingter Enthaltsamkeit - reizvoll sein, aber viele Dinge lassen sich effizienter alleine oder mal zu zweit vorbereiten/entwickeln. Größere Runden sind oft ungeeignet zurTextproduktion, Erstellung von Konzepten oder zur Recherche. Aber mit den o.g. Tools - bei Bedarf ergänzt um Mail, Telefon oder Chat - kann man in Ruhe Inhalte erarbeiten und bei Bedarf schnell mal 'durchrufen'. Außerdem ist dann die Freude auf das nächste 'echte' Treffen umso größer!

Weitere Tipps

• Technik-Tipps fürs Homeoffice von digitalcourage

Autor*in: Redaktion WiQ